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Life2020.09.07

신입사원은 헷갈려

한 번쯤 궁금했지만 차마 상사에게 물어보지 못한 그것! 매번 당신을 헷갈리게 만드는 오피스 매너는?

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Q1 상사나 동료와 마주칠 때마다 계속 인사해야 하나요? 몇 번까지 해야 하나요? 화장실에서도 인사해야 하는지 궁금해요.
깨어 있는 시간의 대부분을 생활하는 회사이니만큼 복도나 화장실, 탕비실, 엘리베이터 등에서 같은 사람과 여러 번 마주치게 된다. 아침에 인사를 나눈 상사와 하루에 4~5번 마주친다면 그때마다 인사를 하는 게 매너일까? 일과 중 처음 본 상사·동료에게 ‘안녕하세요’라고 밝게 인사했다면 그다음부터는 목례가 적절하다. 목례는 미소 띤 얼굴로 고개를 5도 정도 살짝 숙이며 하는 가벼운 인사로 서로에게 예를 표하는 정도의 눈인사다. 마주칠 때마다 ‘안녕하세요’라고 인사하기엔 하는 사람, 받는 사람 모두 부담스럽다. 목례는 인사하기 애매한 다양한 상황에서 하기 좋은 마법 같은 인사법이다. 통화 중에 상사와 마주쳤을 때, 조용한 분위기의 미팅이나 회의 중간에 합류했을 때도 유용하다. 사내에서 인사를 나눈 적 없는 직원을 만났을 때도 모르는 척하기보다 목례를 하는 편이 낫다.
Q2 명함을 주고받을 때마다 어색해요. 상대방에게 먼저 주는 게 예의인지, 명함을 건넬 때는 무슨 말을 해야 하는지도 잘 모르겠어요.
명함을 주고받는 태도가 첫인상을 결정할 수도 있다. 명함은 방문자가 먼저, 손아랫사람이 먼저 주는 게 예의다. 글씨가 상대방을 향하게 해 두 손으로 공손히 건네면서 “무한상사 전략기획팀 김입니다”라고 하면 된다. 이때 허리를 살짝 숙이며 미소를 짓는 것이 좋다. 받을 때도 마찬가지의 제스처를 취하는 게 예의 있어 보인다. 사회생활 만렙인 직장인들은 명함집에 명함을 거꾸로 넣어 꺼내는 것과 동시에 명함이 상대방을 향하도록 하기도 한다. 신입 사원에게 긴장되는 이 순간, 명함을 꺼낼 때 허둥거리는 모습을 최대한 덜 보일 수 있다. 명함을 받고 난 후에는 상대방의 소속과 이름을 살펴본 후 테이블 오른쪽에 올려둔다. 여기서 한발 더 나아가 명함을 주제로 스몰 토크를 하며 어색한 분위기를 부드럽게 만든다거나 상대방 회사에 대한 관심을 표하는 것도 좋은 인상을 남길 수 있다. 미팅이 끝나고 나서 받은 명함을 자연스럽게 명함지갑에 넣으면 미션 컴플리트.
Q3 과장님과 함께 미팅 갈 일이 있었어요. 카페나 식당에 가면 제가 어디에 앉는 게 맞는지 늘 헷갈려요.
신입 사원에게 상석은 늘 어려운 문제다. <20세기 회사 예절, 21세기 사원 매너>의 저자 신혜련은 상석을 다음과 같이 정리했다.
●창문이나 액자가 있는 경우에는 전망이나 그림이 보이는 곳 ●사람의 출입이 적은 곳 ●소음이 적은 곳 ●벽을 등지고 있는 곳 ●공간이 넉넉한 곳. 그래도 헷갈린다면 기억하자. 가장 아늑하고 편안해 보이는 자리가 상석이다. 그렇다고 해서 반드시 상석에 상사를 앉혀야(?) 하는 건 아니다. 상석이 애매한 공간일 경우 미리 물어보는 것도 좋다. “어디에 앉는 게 편하시겠어요?” 그래도 상석이 어렵게 느껴진다면 상사가 자리에 앉길 기다렸다가 나중에 앉는 방법도 있다.
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Q4 첨부 파일을 보낼 때 이메일 제목과 내용은 어떻게 써야 하나요?
후배에게 첨부 파일을 받을 일이 있었는데, 입사한 지 일주일도 안 되는 후배가 메일 제목과 내용이 없이 첨부 파일만 보내 당황한 적이 있다. 돌이켜보니 신입 때는 그렇게 생각했던 것 같다. ‘파일을 공유하는 게 목적인데 불필요하게 인사말을 왜 써야 하지?’ 처음에는 이메일의 형식적인 말투와 격식이 비효율적으로 느껴질 수도 있으나 회사생활을 하다 보면 가장 편리한 의사소통 수단이라는 것을 알 수 있다. 이메일 커뮤니케이션의 목적은 ‘알기 쉽고 명확하게’다. 외부에 메일을 보낼 때는 제목에서부터 용건과 소속을 밝히는 것이 좋다. 알아보기 쉬울 뿐 아니라 메일을 스팸으로 오인하는 것도 방지할 수 있기 때문이다. 메일은 가급적 일과 시간에 보내는 것이 예의. 메일을 보낸 후 문자를 남기거나 전화를 하는 것이 더 확실하다. 메일은 인사, 용건 요약, 내용, 마무리 순으로 작성하면 된다. 본격적인 내용이 시작되기 전 한 줄 정도로 하고자 하는 말을 요약하면 이후의 내용도 비교적 쉽게 파악할 수 있다. 첨부 파일이 있다면 이에 대해 안내를 하는 것도 매너다. 메일 내용에서도 헷갈리기 쉬운 부분이나 중요한 사항은 볼드나 밑줄로 한 번 더 강조하는 것이 좋다. 자신이 하고 싶은 말을 구구절절 하거나 비속어, 줄임말, 신조어, 이모티콘 등을 사용하는 건 피해야 할 일이다.
Q5 ‘수고하세요’는 윗사람에게 하는 인사가 맞나요?
윗사람에게 나름 예의를 갖춘다고 ‘수고하세요’라는 인사를 하는 경우가 많다. 국어사전을 보면 수고하다의 뜻은 ‘일을 하느라고 힘을 들이고 애를 쓰다’라고 나와 있다. 그러니 ‘수고하세요’라는 인사는 더 애를 쓰라는 뜻과 일맥상통한다. ‘수고하세요’는 윗사람이 아랫사람을 독려하는 차원에서 사용할 수 있지만 자신보다 윗사람에게 사용하는 것은 예의에 어긋난다. ‘고맙습니다’ ‘고생 많으셨습니다’ ‘안녕히 계세요’ 등이 대체하기 좋은 말이다.
Q6 일을 할 때 어디까지 스스로 해결해야 하는지 궁금해요. 궁금한 점이 있으면 언제든지 물어보라고 했지만 진짜 물어봐도 되나요?
신입 사원 때 가장 많이 들었던 말 중 하나가 “하다가 모르겠으면 무조건 물어봐. 혼자 낑낑거리지 말고”였다. 그때는 ‘진짜 물어봐도 되나?’ 싶은 생각도 들고 괜히 물어봤다가 일을 못하는 것처럼 보이거나 상대가 귀찮을까봐 조심스러워 어떻게든 혼자 해내려 했다. 이제는 그 의미를 안다. 신입 때는 안 풀리는 일을 혼자 붙잡고 있어봤자 결과물이 산으로 갈 뿐이다. 능숙해지기까지 당신에게 필요한 건 ‘중간 보고’다. 마감일에 결과물을 내놓는 것이 아니라 중간중간 어떻게 진행되고 있는지 지시 사항과 방향을 체크하는 것이 좋다. 궁금한 것이 생기면 그냥 물어보기보다 중간 보고를 하면서 질문하는 것이 좋다. 상사도 질문의 맥락을 파악해 적절한 조언을 해줄 수 있기 때문이다.
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Q7 상사에게 보고할 때, 어떨 때는 대면 보고를 해야 하고 어떨 때는 유선이나 이메일로 보고해야 하는지 그 차이를 잘 모르겠어요.
메일은 기록으로 남는다는 것을 기억하라. 시일이 급박해 바로바로 진행 상황을 공유하고 피드백을 받아야 하는 건은 대면 보고를, 대면 보고를 해야 하는 중요하고 급박한 건이지만 당신이나 상사가 자리를 비웠다면 전화 통화가 좋다. 말로 하기에는 보고할 사항이 길거나 여러 건을 동시에 피드백 받아야 하는 경우에는 확실하게 기록을 남겨두어 오해의 소지가 생기는 걸 방지하기 위해 이메일로 보고하는게 좋다. 직접 설명해야 하는 경우에는 메일로 간략하게 해당 사항을 정리해 보내고, 대면으로 한 번 더 설명하는 게 확실하다.
Q8 상사한테 다른 상사를 지칭할 때 어떻게 존대해야 할까요?
상사에게 존대를 하는 것이 익숙지 않다 보면 말이 꼬여 웃지 못할 상황이 벌어지기도 한다. 높임말을 쓰다 보니 자기도 모르게 사물까지 높이는 경우가 바로 그렇다. “부장님 주문하신 라테 나오십니다” 등등. 특히 직장 내 윗사람보다 직급이 낮은 사람을 지칭할 때면 머릿속이 어지럽다. 그럴 때 벌어지는게 ‘압존법 써야 한다 vs. 아니다’의 논쟁이다. 연세대학교 언어정보연구원에 따르면 직장에서는 압존법을 그대로 적용하는 게 어색하고 윗사람 모두를 높이는 것이 적절하다고 한다. ‘부장님, 과장님께서 지금 오신대요’처럼 ‘~께서’를 붙이는건 너무 과하게 느껴진다. ‘부장님, 과장님이 지금 오신대요’처럼 ‘~님’을 붙여 지칭해보자.
Q9 퇴근할 때 가도 되는지 물어보고 퇴근해야 하나요? 상사가 일하고 있는데 먼저 가도 될까요?
회사마다 분위기와 문화가 다른 것이 현실이다. 특히 요즘에는 퇴근할 때 눈치를 주거나 혹은 스스로 윗사람의 눈치를 보느라 퇴근 못하는 것을 막기 위해 ‘퇴근할때는 인사하지 않기’로 규칙을 정해놓은 회사도 늘어나고 있다. 최근 들은 가장 흥미로운 이야기는 퇴근할 때 상사에게 인사하는 대신 사무실 입구에 걸려 있는 스마일 일러스트 앞에서 인사를 하고 가면 된다는 것이었다. 그동안 ‘먼저 퇴근해도 될까요?’라고 물어봐야 했던 곳과 자유롭게 퇴근해도 되는 회사를 두루 거치면서 느낀 점은 퇴근 인사는 자신이 속한 조직 문화에 맞게 하는 것이 좋다는 것이다. 모두가 상사에게 퇴근 인사를 하고 가는 부서에서 단지 하기 싫다는 이유나 그 문화가 구식으로 여겨진다는 이유로 퇴근 인사를 생략할 필요는 없다는 뜻이다. 반대로 퇴근 인사를 하지 않는 문화가 디폴트로 여겨지는 조직에서 혼자만 굳이 꼬박꼬박 인사를 할 필요도 없다. 신입 사원 때는 미처 몰랐지만 직장 생활 N년 차가 되어보니 깨닫는 것이 있다. 상사가 일하고 있다고 해서 퇴근할 때 눈치 볼 필요는 없다는 것! 자신의 할 일이 덜 끝났거나 저녁 약속이 있어 정시에 퇴근하지 않는 것뿐이다. 그날 할 일을 다 했다면 눈치 보느라 스트레스 받지 말고 자리에서 얼른 일어나는게 현명하다. 단, 할 일은 확실히 끝냈다는 전제하에서.
참고도서 <20세기 회사 예절, 21세기 사원 매너> 신혜련, 더난출판사
#회사 #신입사원 #오피스매너 #신입사원매너
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